Manajemen Bantuan dengan Aplikasi Takola

Tahun 2017 nominasi dan manajemen seluruh bantuan di lingkup Direktorat Pembinaan SD akan dilakukan melalui Sistem Takola. Aplikasi manajemen Tata Kelola (Takola) SD adalah salah satu dari paket aplikasi data warehouse. Aplikasi ini berfungsi untuk menganalisis rasio, rekapitulasi kecamatan, kabupaten/kota, provinsi, sampai rekapitulasi secara nasional. Meski baru berusia sekitar 8 bulan, aplikasi Takola SD ini diharapkan dapat menghasilkan data sarana dan prasarana yang lebih akurat, sehingga nantinya tidak ada lagi gedung sekolah yang rusak karena tidak mendapatkan bantuan dari Pemerintah.

Keunggulan sistem aplikasi Takola SD ini antara lain golden record, paperless, tepat sasaran, bersih dan akuntabel. Yang dimaksud golden record, atau yang sering disebut versi tunggal dari kebenaran, adalah sebuah sistem dimana pengguna data dapat meyakini bahwa mereka dapat memperoleh versi yang benar akan suatu informasi. Kunci untuk membangun Golden Record adalah memastikan sumber data yang mengisinya berkualitas, akurat dan terverifikasi kebenarannya. Oleh karena itu, aplikasi manajemen Takola SD ini melibatkan SMK yang memiliki kompetensi keahlian Teknik Bangunan yang menguasai bangunan, sehingga bisa menilai dengan benar kebutuhan anggaran untuk setiap ruangan/bangunan yang hendak dibangun.

Sedangkan yang dimaksud dengan keunggulan paperless, diharapkan dapat memudahkan dan efektif, terutama juga supaya mudah untuk diaudit. Keunggulan tepat Sasaran, penerima penyaluran bantuan adalah yang paling membutuhkan. Keunggulan bersih, artinya tidak ada penyimpangan dari mulai nominasi, penyaluran dan pelaksanaan bantuan. Terhindar dari segala macam pungli dari berbagai oknum lembaga. Sedangkan keunggulan akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan dengan baik dan mudah, pemeriksaan oleh lembaga-lembaga auditor pun dapat dilaksanakan dengan lancar dan meyakinkan.

Aplikasi Manajemen Takola SD ini dapat diakses melalui web serta dapat digunakan dengan smartphone yang menggunakan sistem operasi berbasis android. Untuk smartphone yang dapat digunakan spesifikasinya antara lain merupakan smartphone Android ICS versi 4.4 kit kat, memiliki kamera utama 8 megapixel, memiliki processor dual core 1 GHz, memiliki RAM sebesar 1 GB, memiliki free memory minimal 200MB, dan memiliki koneksi wifi yang berfungsi dengan baik.

Sedangkan untuk akses melalui web, spesifikasi komputer/perangkat keras yang digunakan antara lain memiliki processor minimal Pentium IV, memiliki memory sebesar 512 Megabyte, dan storage tersisa minimal 100 Megabyte.

Untuk menjalankan Aplikasi Manajemen Takola SD, spesifikasi perangkat lunak yang diperlukan antara lain, untuk operating systemnya adalah window XP SP3, window Vista, Window 7 32 & 64 Bit, Window 8 32 & 64 Bit, dan Window 8.1 32 & 64 Bit. Sedangkan untuk browser yang digunakan antara lain Google Chrome, Opera, dan Modzilla Firefox.

SMK sebagai Operator

Aplikasi yang ditanam di smartphone adalah aplikasi yang digunakan oleh tim SMK di lapangan untuk memverifikasi dan memvalidasi sekolah dasar. Tim SMK juga menggunakan aplikasi yang berbasis database, yang menyangkut detail teknis. Sedangkan aplikasi yang berbasis web adalah yang dipergunakan oleh dinas pendidikan, yang saat ini masih sedang dibangun. Aplikasi Takola SD ini sudah mulai dipergunakan oleh beberapa SMK, antara lain SMK di Nusa Tenggara Timur. Menurut mereka, hasilnya sudah cukup baik, namun tim Takola SD pun masih terus melakukan banyak perbaikan dan penyempurnaan.

Pelaksanaan aplikasi manajemen Takola ini dipimpin oleh Dirjen Dikdasmen. Diharapkan nantinya aplikasi Takola ini tak hanya digunakan oleh SD, namun juga SMP maupun SMA/SMK. Untuk pelaksanaan aplikasi manajemen Takola SD, penanggung jawabnya adalah Direktur Pembinaan SD, sedangkan pengelola sekaligus panitia penilaiannya adalah Subdirektorat Sarana dan Prasarana.

Untuk data validated & verified hasil pemantauan data langsung, disediakan database kontekstual komplementer yg dikelola Dit PSD. Struktur database didesain secara komperhensif untuk melayani kebutuhan teknis maupun manajemen pelaksanaan rehabilitasi. Data referensi dan entitas utama (sekolah, sarana, prasarana) tetap dari Dapodik.

Dalam pelaksanaan di lapangan, pembina pelaksanaan aplikasi Takola SD adalah kepala SMK. Dengan adanya kerjasama antara SD dan SMK, tantangan yang dihadapi SMK cukup besar karena mereka akan memiliki banyak pekerjaan. Oleh karena itu, kepala SMK wajib mengatur manajemennya dengan baik supaya dapat berjalan lancar. Hingga saat ini ada sekitar 611 SMK Bangunan di indonesia yang terlibat dapal kerjasama ini.

Operator aplikasi Takola SD di SMK biasanya adalah kepala jurusan Teknik Bangunan. Fungsi operator adalah untuk membantu pemetaan SD sasaran yang akan digarap SMK. Operator juga berwenang menugaskan tum verifikasi langsung ke SD sasaran. Oleh karena itu, para kepala jurusan SMK yang terlibat langsung dalam kerjasama ini dan menjalankan aplikasi Takola SD pun mendapat bimbingan teknis mengenai aplikasi Takola dari Kemdikbud. Bimbek tersebut telah dilaksanakan hingga dua gelombang.

Sedangkan tim verifikator SMK yang terjun ke SD sasaran adalah guru dan siswa SMK yang ditunjuk. Petugas verifikator yang telah didaftarkan di aplikasi dapat login pada aplikasi menggunakan account Google ataupun Facebook yang telah terdaftar di smartphone masing-masing.

Di SD sasaran, mereka mengambil data lokasi dan bangunan. Untuk menentukan SD sasaran, operator dapat menggunakan data dari dapodik demi mendapatkan data identitas data sarana prasarana, data koordinat, termasuk data agregat. Kemudian, kondisi sarana dan prasarana SD nantinya ditabulasi ke dalam level kerusakan ringan, sedang, dan berat, setelah itu dinominasikan,  mulai dari yang paling banyak rusaknya menurut dapodik.

Di lapangan, tim SMK Bangunan mengambil data foto kerusakan-kerusakan bangunan di SD dengan menggunakan aplikasi yang terlah terdownload di smartphone mereka. Foto yang diambil harus aktual dan uptodate. Sudut pengambilan foto pun telah dipandu dalam aplikasi Takola. Namun demikian, pengambilan foto diharapkan lengkap, tak hanya bagian bangunan/sarprasnya yang rusak saja, melainkan juga penampakan bangunan/sarpras secara keseluruhan. Data dan foto tersebut kemudian diupload ke database Takola SD. Nantinya, data-data yang telah diupload tersebut akan diamati oleh tim panitia seleksi dari Direktorat PSD. 

Proses nominasi setelah verifikasi dilakukan dengan mengamati data foto hasil verifikasi dan mengamati inputan data kerusakan hasil verifikasi. Hasil pengamatan dan seleksi tersebut nantinya akan dikembalikan ke tim SMK untuk dilengkapi RAB nya. Yang harus dilengkapi antara lain, memberikan gambaran umum perkiraan biaya pembangunan/rehabilitasi berdasarkan indeks kerusakan komponen dan harga bangunan di daerah masing-masing. Setelah semua data dilengkapi oleh tim SMK, data tersebut kemudian diupload lagi. Nantinya, tim panitia seleksi akan kembali memeriksa, kemudian menyiapkan pencairan dana bantuan yang akan segera ditransfer ke rekening SD sasaran.  

Sinergi dengan Aplikasi JAGA

Dengan penggunakan aplikasi manajemen Takola SD, pembangunan/rehabilitasi sarpras di SD dapat terawasi secara penuh, mulai dari pengerjaan 0% hingga 100%. Data rekapitulasi yang telah terekam di sistem aplikasi Takola SD ini pun nantinya akan disumbangkan ke data aplikasi KPK, yakni aplikasi JAGA. Aplikasi Jaga KPK dapat bermanfaat sebagai deterrent atau pencegah penyimpangan pada saat seleksi, penyaluran dan pelaksanaan bantuan. Aplikasi JAGA ini dipantau dan dilaporkan oleh masyarakat, sehingga Masyarakat maupun stakeholder terkait dapat memberi masukan baik kritik, informasi aduan ataupun apresiasi positif. Data hasil masukan dari Aplikasi Jaga KPK dapat dikirim balik ke sistem Takola agar pengelola dapat melakukan tindak lanjut atau memberi reward kepada sekolah-sekolah yang berprestasi baik dalam memanfaatkan bantuan.

Meski demikian, masih ada tantangan yang harus dihadapi dalam pelaksanaan tata kelola rehab berbasis teknologi ini, antara lain cakupan yang sangat luas, dimana SD sangat tersebar sampai pelosok. Kebutuhan SDM juga menjadi tantangan tersendiri, karena pusat tidak memiliki SDM yang cukup untuk menjangkau semua sasaran baik dalam hal verifikasi & nominasi, asistensi, dan pengawasan. Kesenjangan digital antara pusat/perkotaan dengan daerah luar kota/pedesaan pun masih banyak terjadi, terutama disebabkan karena akses listrik, akses Internet dedicated, dan kemampuan IT.

Hingga saat ini, aplikasi manajemen Takola masih terus dikembangkan, antara lain dengan menambah fitur-fiturnya, memperbaiki bug-bugnya, dan memperketat policy-nya. Sejauh ini, aplikasi telah berhasil mengalirkan data sekitar 10.000 sekolah terverifikasi, mengidentifikasi sekitar 16.000 ruang kelas rusak, menyimpan data yang telah terkirim oleh tim SMK sebanyak 30.000, dan menyimpan foto yang terkirim sebanyak 1.000.000 lebih. Namun begitu, aplikasi belum bisa dikatakan sempurna karena acapkali masih ditemukan galat yang diakibatkan pengoperasian user, variasi smartphone.

Meski demikian diperlukan dukungan dari semua pihak, khususnya para kepala dinas untuk mengorganisasikan agar seluruh sekolah di bawah Kab/Kota masing-masing terverifikasi. Jika tidak, tertinggal, tidak kebagian bantuan. ***

Ditulis tahun 2016

Diterbitkan di Majalah SD (Kemendikbud)